Voll vernetzt – die digitale Personalakte als zentraler Baustein für die digitale HR-Abteilung Digitale Transformation, Digital HR, Arbeiten 4.0 – mit der IQAkte Personal schaffen Sie die Basis für Ihre digitale HR-Abteilung. Die digitale Personalakte kann nicht nur einfach und schnell um weitere Module wie Bewerberakte, Arbeitgeberakte (HR Office), Dokumentationsakte und Mieterakte für Betriebswohnungen
erweitert werden, sondern verfügt auch über vielseitige Schnittstellen für eine Vernetzung innerhalb der HR-IT-Systeme – von der Gehaltsabrechnung bis zum Bewerbermanagement. Und von der digitalen Personalakte profitiert nicht nur die HR-Abteilung! Mit den Self-Service-Zugängen im Web Portal erweitern Sie den Nutzerkreis der IQAkte Personal und stellen digitale Services für Ihre Mitarbeiter bereit.
Module für Ihre digitale HR-Abteilung
Digitale Transformation, Digital HR, Arbeiten 4.0 – mit der IQAkte Personal schaffen Sie die Basis für Ihre digitale HR-Abteilung. Die digitale Personalakte kann einfach und schnell um weitere Module wie Bewerberakte, Arbeitgeberakte (HR Office), Dokumentationsakte und Mieterakte für Betriebswohnungen erweitert werden. Zudem verfügt sie über vielseitige Schnittstellen für eine Vernetzung innerhalb der HR-IT-Systeme – von der Gehaltsabrechnung bis zum Bewerbermanagement. Mit den Self-Service-Zugängen im Web Portal erweitern Sie den Nutzerkreis der IQAkte Personal und stellen digitale Services für Ihre Mitarbeiter bereit.
Modul Bewerberakte – Transparenz über alle Bewerbungen. Mit der Bewerberakte der IQAkte Personal verwalten Sie Ihre Stellen, Bewerber und Bewerbungen auf Knopfdruck. Egal ob Papierbewerbung oder elektronisch. Sie möchten sehen, welche Bewerbungen auf eine bestimmte Stelle eingegangen sind oder auf welche Stellen sich ein bestimmter Bewerber beworben hat? Die Bewerberakte liefert Ihnen blitzschnell die gewünschten Informationen mit Stichwort- und Volltextsuche. Mit der integrierten aktenübergreifenden Suche erhalten Sie zudem einen schnellen Überblick über die Qualifikationen Ihrer Bewerber. Lassen Sie sich z. B. die Lebensläufe Ihrer Bewerber nebeneinander anzeigen und nutzen Sie die Blätterfunktion der IQAkte Personal. Für eine effiziente Kommunikation mit Ihren Bewerbern steht Ihnen das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal zur Verfügung.
Modul HR Office – effizientes Wissens- und Projektmanagement. Damit auch HR-Dokumente, die nicht explizit einer Personalakte zuzuordnen sind, wie beispielsweise Betriebsvereinbarungen und Verträge mit Personal-Dienstleistern, sicher aufbewahrt und jederzeit abrufbar sind, bietet die IQAkte Personal mit dem HR Office eine zentrale Ablagemöglichkeit in Form einer Arbeitgeberakte. Sie verfügt über eine individuell anpassbare zweistufige Registerstruktur. Auch kann jeder Sachbearbeiter darin seine eigenen Dokumente in einem persönlichen Ordner ablegen – zentral und revisionssicher. So wird das HR Office Ihre Basis für effizientes Wissens- und Projektmanagement in der HR-Abteilung.
Modul Mieterakte – Verwaltung von Mietern. Sie möchten nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch die Mieter Ihrer Betriebswohnungen einfach, schnell und sicher verwalten? In der IQAkte Personal steht Ihnen hierfür das Modul Mieterakte zur Verfügung, mit dem Sie nicht nur interne und externe Mieter, sondern auch Ihre Wohneinheiten und Mietverhältnisse effizient verwalten. Dabei sorgen intergierte Excel-Reports und das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal für effiziente Verwaltung und Kommunikation.
Modul Dokumentationsakte – immer gut vorbereitet. Die Dokumentationsakte der IQAkte Personal verwaltet alle Unterlagen zur Systemdokumentation und Wartung Ihrer IQAkte Personal. Ebenfalls Bestandteil der Dokumentationsakte ist eine Muster-Verfahrensdokumentation für die digitale Personalakte. So steht einer Zertifizierung der Revisionssicherheit nichts mehr im Wege.
Modul Self-Services – Hilfe zur Selbsthilfe. Mit dem Employee Self-Service sowie dem Manager Self-Service steht Ihren Mitarbeitern und Führungskräften ein Webclient für die einfache und schnelle Einsicht in die eigene Personalakte bzw. die Personalakten der Mitarbeiter zur Verfügung. Dabei entscheiden Sie für die Self-Service-Zugänge, ob die vollständige Akte oder nur ausgewählte Register einsehbar sind, ob der Employee Self-Service temporär oder dauerhaft verfügbar ist und ob der Manager Self-Service transitiv erfolgt oder auf die direkten Mitarbeiter beschränkt ist.
Modul Service Portal– immer mobil verfügbar. Mit dem Service Portal der IQAkte Personal stehen Ihnen die Personalakten Ihrer Mitarbeiter jederzeit mobil auf Ihrem Tablet oder PC zur Verfügung. So sind Sie auch unterwegs oder im Home Office jederzeit auf dem Laufenden. Auch der Upload von Dokumenten und die Bearbeitung von Aufgaben, Checklisten und Workflows ist im Service Portal möglich.
Dabei kann das Service Portal nicht nur für den flexiblen Zugriff Ihrer HR-Kolleginnen und Kollegen, sondern auch für Employee und Manager Self-Services genutzt werden.
Modul HR Analytics – Auswertungen auf einen Blick. Vorausschauende Personalplanung und HR als Business Partner – dafür sind intelligente Analysen und Auswertungen die Voraussetzung. Und unser Modul IQAkte Analytics die Lösung: Auf Knopfdruck können alle in der Personalakte gespeicherten Daten und Dokumente direkt aus der Akte heraus analysiert und ausgewertet werden. Präsentationsdiagramme und Reports verschaffen einen schnellen Überblick über die Ergebnisse vordefinierter Standardabfragen und individueller Ad-hoc-Analysen. Selbstverständlich können diese auch zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportiert werden. Dabei gilt auch hier das feingranulare Rechtekonzept der digitalen Personalakte: Daten auswerten darf nur derjenige, der über die benötigten Zugriffsrechte verfügt.
Digitale HR Prozesse
Ist mit der digitalen Personalakte der Einstieg in die digitale HR-Arbeitswelt geschafft, bietet Ihnen die IQAkte Personal vielseitige Möglichkeiten, auch Ihre HR Prozesse digital zu unterstützen. Angefangen bei digitalen Checklisten, die Sie ad hoc in der Personalakte erstellen, bearbeiten und weiterleiten können, über Workflows, die auf Basis von Prozessdiagrammen erstellt werden und einem festen Ablauf folgen, bis hin zu ergänzenden Anwendungen wie unserer Lösung für Personalentwicklungsgespräche.
Digitale Checklisten erstellen Sie in der IQAkte Personal ganz einfach selbst. Dafür stehen Ihnen nach einem Baukastenprinzip verschiedene Aufgabenmodule zur Verfügung, die Sie dann ganz nach Ihren Bedürfnissen kombinieren und als fertige Checkliste Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Angefangen beim einfachen Abhaken eines vorgegebenen To Dos, über Bausteine zur Texteingabe bis hin zu Modulen, die die Korrespondenzerzeugung anstoßen oder eine Belegerwartung erzeugen – Checklisten sind für ganz unterschiedliche HR Prozesse geeignet. Sie unterstützen Sie beispielsweise bei der Bearbeitung von Elternzeitanträgen über Auslandsentsendungen bis zur Bearbeitung von Onboarding-Abläufen.
Der Workflow Personelle Maßnahmen ist ein Standard-Workflow der IQAkte Personal für die Betriebsratsfreigabe von Einstellungen, Ein-/ bzw. Umgruppierungen oder Versetzungen. Der Workflow beginnt mit der Generierung eines Dokuments, das die geplante personelle Maßnahme dokumentiert. Dieses durchläuft zunächst eine interne Qualitätssicherung und Freigabe innerhalb der Personalabteilung und wird anschließend dem Betriebsrat zur Prüfung weitergeleitet. Dem Betriebsrat stehen nun verschiedene Reaktionsmöglichkeiten offen: zur Kenntnis nehmen, zustimmen, ablehnen oder die Notwendigkeit der Maßnahme bestreiten. Anschließend erfolgt die finale Bearbeitung der personellen Maßnahme durch die Personalabteilung.
Mit Hilfe des Standard-Workflows zur Bearbeitung von Anträgen stellen Mitarbeiter elektronische Anträge, die einen zweistufigen Genehmigungsprozess durchlaufen (Führungskraft und Personalsachbearbeitung). Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte können den Bearbeitungsstatus der Anträge jederzeit über ihren Self-Service-Zugang einsehen und werden über den Ausgang des Bearbeitungsprozesses per Email informiert. Der Inhalt der Anträge wird über flexible Formulare gesteuert. So nutzen Sie den Antrags-Workflow ganz individuell zum Beispiel für Elternzeitanträge oder Weiterbildungen.
Die IQAkte Personal enthält eine integrierte Workflow-Engine, mit der Ihre individuellen HR-Prozesse grafisch abgebildet werden. Dabei sind ganz unterschiedliche Aufgaben pro Workflow-Schritt möglich: Von manuellen Benutzerinteraktionen wie dem Anklicken eines Freigabe-Buttons über Dokumenterzeugung und automatische Berechnungen bis hin zu Skriptbausteinen, die beispielsweise Informationen aus Drittsystemen abrufen. Jeder Prozessschritt kann bei Bedarf mit Bearbeitungsfristen und Eskalationsschritten versehen werden.
Das Personalentwicklungsgespräch ist eine Web-Anwendung, die auf Basis eines stellenbezogenen Kompetenzmodells nach Paul Helwig für jeden Mitarbeiter einen Fragebogen zur Fremd- und Selbsteinschätzung generiert. Auf Basis dieser übereinandergelegten Einschätzungen von Mitarbeiter und Führungskraft erfolgt das Personalentwicklungsgespräch, dessen Vereinbarungen protokolliert und in der Personalakte archiviert werden. Ein integriertes Fristenmanagement und Wiedervorlagen sorgen dafür, dass die Personalentwicklungsgespräche nicht nur effizient durchgeführt, sondern auch pünktlich abgeschlossen werden.
