Module und Prozesse IQAkte Personal

Modul HR Office – effizientes Wissens- und Projektmanagement. Damit auch HR-Dokumente, die nicht explizit einer Personalakte zuzuordnen sind, wie beispielsweise Betriebsvereinbarungen und Verträge mit Personal-Dienstleistern, sicher aufbewahrt und jederzeit abrufbar sind, bietet die IQAkte Personal mit dem HR Office eine zentrale Ablagemöglichkeit in Form einer Arbeitgeberakte. Sie verfügt über eine individuell anpassbare zweistufige Registerstruktur. Auch kann jeder Sachbearbeiter darin seine eigenen Dokumente in einem persönlichen Ordner ablegen – zentral und revisionssicher. So wird das HR Office Ihre Basis für effizientes Wissens- und Projektmanagement in der HR-Abteilung.

Modul Mieterakte – Verwaltung von Mietern. Sie möchten nicht nur Ihre Mitarbeiter, sondern auch die Mieter Ihrer Betriebswohnungen einfach, schnell und sicher verwalten? In der IQAkte Personal steht Ihnen hierfür das Modul Mieterakte zur Verfügung, mit dem Sie nicht nur interne und externe Mieter, sondern auch Ihre Wohneinheiten und Mietverhältnisse effizient verwalten. Dabei sorgen intergierte Excel-Reports und das Korrespondenzmodul der IQAkte Personal für effiziente Verwaltung und Kommunikation.

Modul Dokumentationsakte – immer gut vorbereitet. Die Dokumentationsakte der IQAkte Personal verwaltet alle Unterlagen zur Systemdokumentation und Wartung Ihrer IQAkte Personal. Ebenfalls Bestandteil der Dokumentationsakte ist eine Muster-Verfahrensdokumentation für die digitale Personalakte. So steht einer Zertifizierung der Revisionssicherheit nichts mehr im Wege.

Modul Self-Services – Hilfe zur Selbsthilfe. Mit dem Employee Self-Service sowie dem Manager Self-Service steht Ihren Mitarbeitern und Führungskräften ein Webclient für die einfache und schnelle Einsicht in die eigene Personalakte bzw. die Personalakten der Mitarbeiter zur Verfügung. Dabei entscheiden Sie für die Self-Service-Zugänge, ob die vollständige Akte oder nur ausgewählte Register einsehbar sind, ob der Employee Self-Service temporär oder dauerhaft verfügbar ist und ob der Manager Self-Service transitiv erfolgt oder auf die direkten Mitarbeiter beschränkt ist.

Modul App – immer mobil verfügbar. Mit der IQAkte Personal.App nehmen Sie Personalakten und individuell zusammengestellte Dokumente auf dem iPad einfach, schnell und sicher überall hin mit: zu Führungsgesprächen mit Mitarbeitern oder auch zur Vorbereitung im Home Office. Auch eine Bearbeitung Ihrer Dokumente ist in der IQAkte Personal.App möglich. So bringen Sie beispielsweise Anmerkungen, Notizen und Audio-Kommentare an oder erfassen neue Dokumente mit der iPad Kamera. Dabei können Sie alle Änderungen, die Sie innerhalb der App vornehmen, auf Knopfdruck zurück in die Personalakte synchronisieren.

Modul HR Analytics – Auswertungen auf einen Blick. Vorausschauende Personalplanung und HR als Business Partner – dafür sind intelligente Analysen und Auswertungen die Voraussetzung. Und unser Modul IQAkte Analytics die Lösung: Auf Knopfdruck können alle in der Personalakte gespeicherten Daten und Dokumente direkt aus der Akte heraus analysiert und ausgewertet werden. Präsentationsdiagramme und Reports verschaffen einen schnellen Überblick über die Ergebnisse vordefinierter Standardabfragen und individueller Ad-hoc-Analysen. Selbstverständlich können diese auch zur weiteren Bearbeitung nach Excel exportiert werden. Dabei gilt auch hier das feingranulare Rechtekonzept der digitalen Personalakte: Daten auswerten darf nur derjenige, der über die benötigten Zugriffsrechte verfügt.

Der Workflow Personelle Maßnahmen ist ein Standard-Workflow der IQAkte Personal für die Betriebsratsfreigabe von Einstellungen, Ein-/ bzw. Umgruppierungen oder Versetzungen. Der Workflow beginnt mit der Generierung eines Dokuments, das die geplante personelle Maßnahme dokumentiert. Dieses durchläuft zunächst eine interne Qualitätssicherung und Freigabe innerhalb der Personalabteilung und wird anschließend dem Betriebsrat zur Prüfung weitergeleitet. Dem Betriebsrat stehen nun verschiedene Reaktionsmöglichkeiten offen: zur Kenntnis nehmen, zustimmen, ablehnen oder die Notwendigkeit der Maßnahme bestreiten. Anschließend erfolgt die finale Bearbeitung der personellen Maßnahme durch die Personalabteilung.

Mit Hilfe des Standard-Workflows zur Bearbeitung von Anträgen stellen Mitarbeiter elektronische Anträge, die einen zweistufigen Genehmigungsprozess durchlaufen (Führungskraft und Personalsachbearbeitung). Sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte können den Bearbeitungsstatus der Anträge jederzeit über ihren Self-Service-Zugang einsehen und werden über den Ausgang des Bearbeitungsprozesses per Email informiert. Den Inhalt der Anträge legen Sie in der Personalabteilung dabei ganz einfach über Word-Vorlagen selbst fest. So nutzen Sie den Antrags-Workflow ganz flexibel zum Beispiel für Elternzeitanträge oder Weiterbildungen.

Die IQAkte Personal enthält eine integrierte Workflow-Engine, mit der Ihre individuellen HR-Prozesse grafisch abgebildet werden. Dabei sind ganz unterschiedliche Aufgaben pro Workflow-Schritt möglich: Von manuellen Benutzerinteraktionen wie dem Anklicken eines Freigabe-Buttons über Dokumenterzeugung und automatische Berechnungen bis hin zu Skriptbausteinen, die beispielsweise Informationen aus Drittsystemen abrufen. Jeder Prozessschritt kann bei Bedarf mit Bearbeitungsfristen und Eskalationsschritten versehen werden.

Das Personalentwicklungsgespräch ist eine Web-Anwendung, die auf Basis eines stellenbezogenen Kompetenzmodells nach Paul Helwig für jeden Mitarbeiter einen Fragebogen zur Fremd- und Selbsteinschätzung generiert. Auf Basis dieser übereinandergelegten Einschätzungen von Mitarbeiter und Führungskraft erfolgt das Personalentwicklungsgespräch, dessen Vereinbarungen protokolliert und in der Personalakte archiviert werden. Ein integriertes Fristenmanagement und Wiedervorlagen sorgen dafür, dass die Personalentwicklungsgespräche nicht nur effizient durchgeführt, sondern auch pünktlich abgeschlossen werden.